Privacy-beleid

Lekker buiten!

Privacy-beleid Jong Nederland Leende

 

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) van kracht. De AVG gaat over de verwerking van persoonsgegevens en de rechten van degenen wiens persoonsgegevens verwerkt worden.

Jong Nederland Leende verwerkt persoonsgegevens van haar (oud-)jeugdleden, leiders, bestuursleden en derden en hecht grote waarde aan de bescherming hiervan. In dit privacy-beleid is vastgelegd welke gegevens Jong Nederland Leende in haar bezit heeft, wie toegang heeft tot deze gegevens, waar deze zijn opgeslagen en waarvoor deze worden gebruikt.

Het privacy-beleid Jong Nederland Leende is door het bestuur van Jong Nederland Leende vastgesteld op 5 juni 2018. Leiders, jeugdleden en ouders/verzorgers van jeugdleden zijn op de hoogte gesteld van het beleid en welke maatregelen het bestuur heeft genomen om dit beleid te implementeren.

Het privacy-beleid wordt jaarlijks herzien. Indien zich er wijzigingen in het privacy-beleid voordoen, wordt de bijgewerkte versie op de website geplaatst. Onderhavig privacy-beleid is voor het laatst gewijzigd op 5 juni 2018.

Overzicht persoonsgegevens en grondslagen

De persoonsgegevens die Jong Nederland Leende in haar bezit heeft en de activiteiten waarvoor deze worden gebruikt zijn vastgelegd in een gegevensmatrix. We verwerken enkel de (bijzondere) persoonsgegevens die we nodig hebben om op een correcte en veilige manier clubavonden te kunnen draaien en activiteiten uit te kunnen voeren. Daarbij hanteren we het principe van minimale gegevensverwerking. Voor het maken en/of publiceren van foto’s en video’s vragen wij toestemming. Voor het verwerken van persoonsgegevens is een geldige grondslag nodig. De AVG telt zes grondslagen:

  1. Toestemming
  2. Noodzakelijk voor de uitoefening van een overeenkomst
  3. Noodzakelijk voor de nakoming van een wettelijke verplichting
  4. Noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen
  5. Noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag
  6. Noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen

Alle persoonsgegevens die Jong Nederland Leende bij haar activiteiten en administratieve handelingen verwerkt, voldoen aan tenminste één van bovenstaande zes grondslagen.

Toegang tot persoonsgegevens

Om misbruik en onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te beperken hanteert Jong Nederland Leende een aantal uitgangspunten:

  • Bestuursleden van Jong Nederland Leende hebben toegang tot alle persoonsgegevens die geregistreerd staan.
  • De leiding heeft enkel toegang tot persoonsgegevens die voor hen noodzakelijk zijn om te weten. Dit betreffen de (bijzondere) persoonsgegevens van jeugdleden van de eigen groep waaraan zij leiding geven, en eventueel de persoonsgegevens van andere groepen indien dit noodzakelijk is ter voorbereiding en uitvoering van een activiteit.
  • Bijzondere persoonsgegevens van jeugdleden, zoals medische informatie, worden enkel ter beschikking gesteld aan de leiding van de betreffende groep waar het jeugdlid in zit, met als doel om tijdens clubavonden of andere activiteiten van Jong Nederland Leende het welzijn van het kind te waarborgen.
  • Onder de leiding wordt per groep een verantwoordelijke aangesteld. Diegene heeft als taak de naleving van de AVG in zijn/haar groep te waarborgen.
  • De persoonsgegevens die in het kader van de oliebollenactie, de verhuur van het clubgebouw of het regelen van het kampterrein verkregen worden (in de tabel weergeven onder ‘Derden’, zijn enkel toegankelijk voor de leiding die in de betreffende commissie zitten.
  • Een aantal persoonsgegevens staan geregistreerd bij de landelijke organisatie Jong Nederland. Hoe zij met deze persoonsgegevens omgaat, staat beschreven in het privacy-beleid van Jong Nederland.
  • Een aantal persoonsgegevens van bestuursleden staan geregistreerd bij externen, zoals de gemeente en de Kamer van Koophandel. Hoe zij omgaan met deze persoonsgegevens staat beschreven in hun privacy-beleid.

Bewaartermijn persoonsgegevens

  • Jong Nederland Leende bewaart de (bijzondere) persoonsgegevens van jeugdleden en leiding tenminste voor de duur dat diegene bij Jong Nederland staat ingeschreven + twee jaar. Indien een jeugdlid binnen twee jaar terugkeert, worden gegevens overgenomen en bespaart dit administratieve handelingen. Deze gegevens zijn opgeslagen in de ledenadministratie. Na deze twee jaar wordt enkel de naam van de jeugdleden en leiding bewaard. Dit om bijvoorbeeld een reünie te kunnen organiseren.
  • De persoonsgegevens die in het kader van activiteiten zoals de oliebollenactie worden verkregen, worden na afloop van deze activiteit vernietigd.

Rechten van jeugdleden, ouders/verzorgers

Onder de AVG gelden een aantal privacy-rechten. Dit betreffen rechten waar, in dit geval jeugdleden en ouders/verzorgers zich ten alle tijden op kunnen beroepen. Deze rechten betreffen:

  • Het recht op dataportabiliteit: dit is het recht om persoonsgegevens over te dragen
  • Het recht op vergetelheid: dit is het recht om vergeten te worden. Alle persoonsgegevens worden hierbij verwijderd.
  • Het recht op inzage: het recht om in te kunnen zien welke persoonsgegevens verwerkt worden en bij welke activiteiten dit gebeurt.
  • Het recht op rectificatie en aanvulling: dit is het recht om wijzigingen in de persoonsgegevens door te geven. Deze dienen dan aangepast te worden.
  • Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  • Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: het recht op een menselijke blik bij besluiten die over de personen gaan waar gegevens van verwerkt worden. Jong Nederland Leende heeft geen geautomatiseerde besluitvorming.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: dit is het recht om de verwerking van persoonsgegevens in te trekken.

Indien jeugdleden en/of ouders/verzorgers zich willen beroepen op een of meer van bovenstaande rechten kunnen zij contact opnemen via info@jongnederlandleende.nl. De aanvraag wordt beoordeeld, waarna we bekijken of we hieraan kunnen en mogen voldoen.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, zal het bestuur van Jong Nederland Leende dit melden bij de landelijke organisatie Jong Nederland en bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Na melding van een datalek zal ook het lid waarvoor deze datalek geldt op de hoogte worden gebracht en zal er actie ondernomen worden de impact van de datalek te beperken.